Una pagina, un clic, un’opportunità

 

La rivoluzione di Luca nel suo CRM Vtiger personalizzato

Ci sono giornate che sfuggono via troppo in fretta.
Fiere affollate, visite dai clienti, giri tra gli uffici tecnici e i capannoni di produzione. Conversazioni rapide, idee scambiate sul momento, richieste appuntate su un post-it o, peggio, affidate alla memoria.

Luca, responsabile vendite, lo sa bene.
Una volta, rientrando da una visita importante, disse scherzando a un collega:

“Oggi ho parlato con almeno sei persone… e non ho scritto nulla. Penso di ricordarmi tutto, ma tra due giorni?”

Il problema era chiaro: troppe informazioni raccolte in movimento, e nessun modo efficiente per archiviarle sul momento.

Il caos dietro l’apparente operatività

Ogni evento, ogni visita, ogni incontro generava potenziali contatti, richieste, spunti. Ma non c’era un metodo condiviso.
Durante una riunione post-evento, Luca chiese:

“Quanti lead abbiamo raccolto al convegno di Torino?”

Le risposte arrivarono in rapida sequenza:

“Io ho preso qualche nota sul telefono.”
“Io ho tutti i biglietti da visita… da qualche parte.”
“Io gli ho detto di scrivermi via mail, ma non si è fatto più sentire.”

“E queste informazioni, le avete messe nel CRM?”

Silenzio. Sguardi bassi.

Poi uno dei commerciali alzò la mano:

“Io ho preso il biglietto di Mario Rossi…”

“Ottimo – rispose Luca – E cosa voleva sapere?”

“…Non me lo ricordo. Aveva chiesto una cosa, ma non l’ho scritto.”

Il risultato? Opportunità perse, follow-up dimenticati, eventi non misurabili. Nessuno sapeva davvero chi era stato incontrato, cosa aveva chiesto, né come quelle conversazioni potevano trasformarsi in sviluppi reali.

La scintilla: “Ci serve qualcosa da usare mentre siamo fuori”

Fu in quel momento che Luca ebbe l’intuizione.
“Serve qualcosa che possiamo usare dal telefono. In tempo reale. Una pagina semplice, immediata. Una cosa nostra.”

Così nacque l’idea: una pagina web, collegata direttamente al CRM, accessibile da smartphone o tablet, da usare durante gli eventi, le visite, i meeting in azienda.

La logica doveva essere questa:

• Si accede alla pagina con il proprio ID e password CRM.

• Si inserisce uno tra questi dati del cliente: nome e cognome, email, o numero di cellulare.

• Se il sistema riconosce il contatto, la pagina si compila da sola.

• Se non lo riconosce, appare un popup che avvisa che si tratta di un nuovo contatto. A quel punto il sistema chiede:

  • nome

  • cognome

  • email

  • telefono

  • azienda di riferimento

• Se l’azienda non esiste, si può creare inserendo solo il nome.

Viene inoltre richiesto di selezionare il tipo di evento o visita che ha generato l’inserimento.
Così ogni opportunità potrà essere ricondotta con chiarezza a una fonte precisa.

A questo punto, la pagina salva tutto e crea un’opportunità direttamente nel CRM, assegnandola al commerciale che l’ha registrata. Se il contatto è nuovo, l’opportunità viene segnalata come “da completare” per favorire un’integrazione successiva dal PC.

I risultati? Parlano i dati

Oggi, a distanza di pochi mesi, Luca si siede alle riunioni con un altro sguardo.

“Allora, Fiera di Bologna. Vediamo le opportunità nate?”

“Ne ho inserite cinque durante l’evento. Tutti contatti nuovi.”
“Io due, e uno di loro ha già chiesto un preventivo.”

Ora ogni evento è tracciabile, ogni contatto ha una scheda, ogni nota è stata scritta mentre era ancora fresca.
Ogni visita racconta cosa è successo davvero: chi è stato incontrato, cosa è stato chiesto, quali spunti sono stati raccolti.

Luca può finalmente:

• valutare il ROI di ogni fiera

• capire quali commerciali generano più contatti e opportunità

• identificare quali eventi portano più sviluppo commerciale

• sapere cosa è stato detto e fatto, senza affidarsi alla memoria

E, soprattutto, può usare queste informazioni anche in chiave formativa:
capire quali commerciali riescono meglio nella raccolta delle opportunità, analizzare i loro approcci, e farne oggetto di sessioni condivise con tutto il team.
Così, dall’esperienza di uno, cresce tutta la squadra.

 

Un CRM che fa quello che serve, non quello che può

Tutto questo è stato possibile grazie al CRM personalizzato su base Vtiger.
Uno strumento che non obbliga Luca ad adattare il proprio lavoro a “ciò che il software permette”, ma che si adatta alle reali esigenze dell’azienda.

“Io non voglio perdere tempo a copiare le note su file Excel.
Non voglio inseguire dati scritti a mano.
Voglio che, se un contatto mi parla mentre sono in produzione, io possa prendere appunti veloci e sapere che non li perderò mai.”

Ora può farlo. Una pagina, un clic, un’opportunità

La semplicità è diventata strategia